Проектирование переговорных

Помещение для переговоров должно быть удобным для сотрудников, которые его используют. Необходимо правильно подобрать оборудование для переговорной, чтобы проводить по-настоящему эффективные и продуктивные встречи.

Зачастую, на каждую часовую встречу от 10 до 15 минут тратятся впустую из-за вещей, которые совершенно точно не должны происходить. К причинам таких задержек относятся:

• - опоздания на встречу
• - отсутствие четкой повестки встречи
• - участники встречи приходят неподготовленными
• - звук не работает должным образом
• - нестабильное соединение с интернетом, постоянные отключения видеосвязи
• - нарушение графика задерживает другие встречи

Есть еще сотни других причин, по которым большое количество времени, отведенного для встречи, тратится впустую. Это достаточно серьезная проблема. Исследования показывают, что значительная часть сотрудников работает удаленно, а почти 15% среднего времени тратится на проведение встреч и переговоров.

Переговорная – эффективный инструмент для работы

В современном мире недостаточно просто иметь в своем арсенале корпоративные AV-системы. Их правильное использование часто имеет решающее значение для ведения бизнеса. Технологии для совместной работы и проведения презентаций - это важный элемент ежедневной работы, точно также, как электронная почта и телефонные звонки. Вот почему компании должны инвестировать в правильные технологии, помогающие бизнесу, и для которых имеется положительный опыт применения в переговорных. Компании необходимы такие AV-решения, которые являются высоконадежными, устойчивыми в работе и масштабируемыми. О том, что это значит, речь пойдет далее. Но, для начала давайте разберемся, что необходимо для создания качественной переговорной для эффективной работы.

Само собой разумеется, для того, чтобы инвестировать в правильную технологию для переговорной, нужно сделать шаг назад и понять, в чем заключаются текущие проблемы и каковы реальные потребности. Как только по данным вопросам будет полное понимание, становится возможным найти правильные инструменты для решения этих проблем и удовлетворения этих потребностей.

Вот несколько основных моментов, которые необходимо прояснить, чтобы спроектировать и создать лучшее решение для переговорной.

Назначение переговорной

От основного объема задач, решаемых при помощи переговорной, зависит выбор размера помещения, мебели, оборудования и многого другого.

Допустим, переговорная задумана в стиле открытого пространства (open space), способствующего творческим дискуссиям, обмену идеями и мозговому штурму. Там должно быть достаточно места для того, чтобы свободно расхаживать по помещению, должна иметься доска для записей идей и мнений (а лучше - интерактивный дисплей).

Также, переговорная может быть использована для проведения презентаций, информационных встреч или совместного обучения. При таком раскладе помещению явно требуется устройство коллективного отображения (проектор с экраном, широкоформатный дисплей большого размера), аудиосистема, система управления оборудованием и офисные кресла, соответствующие общему стилю.

Еще одним типичным назначением переговорных является проведение семинаров и тренингов, работа над конкретной проблемой, управленческие совещания, переговоры один на один или видеозвонки. Важно, чтобы и помещение, и оборудование соответствовали поставленным целям.

Состав и участники

Нужно понимать, кто будет пользоваться переговорной. Только сотрудники компании, или также партнеры и клиенты, которые могут приносить с собой собственные устройства для проведения презентаций или обсуждений? Каково среднее оценочное количество участников встречи?

При проектировании переговорной важно определить, на какое количество участников она будет рассчитана? 3-5 или 20 человек? Можно спроектировать отдельные помещения для небольших собраний и больших встреч или использовать единое большое пространство, которое в зависимости от необходимости, можно разделить на несколько или объединить в одно.

Небольшие переговорные, также называемые комнатами совещаний, должны иметь место на 4 - 6 человек. В подобной комнате достаточно иметь оборудование для демонстрации контента и видеозвонков. Например, это может быть ЖК-дисплей с веб-камерой и доска для записей. Такие комнаты необязательно делать бронируемыми, чтобы сотрудникам всегда было доступно специальное помещение для внеплановых встреч и обсуждения рабочих моментов.

Переговорные большего размера, например, для проведения совещаний в расширенном составе департамента или всей компании, должны иметь более широкий спектр современного оборудования. Это могут быть проекторы, профессиональные видеопанели с большими диагоналями, микрофоны, акустическая система с усилением, несколько веб-камер и систему AV-управления.

Переговорная - продолжение имиджа компании

Первое впечатление в бизнесе ключевое. На основе этого первого впечатления у потенциальных партнеров часто формируется устойчивое мнение о компании. Первый контакт может произойти на сайте или в розничном магазине, но, полноценную встречу, безусловно, лучше проводить в помещении для переговоров компании. При этом, на приглашенных участников дизайн переговорной, ее планировка, мебель, используемые технологии и т.п. может повлиять как положительно, так и отрицательно.

Простой пример. Для обсуждения идеи сотрудничества предстоит встреча с потенциальным деловым партнером в корпоративном офисе. В компании для сотрудников в качестве стандартного оборудования используются ноутбуки Lenovo, с подключением внешних дисплеев к разъему HDMI и стандартными USB портами. Но что происходит, когда потенциальный партнер на встречу приносит MacBook с портами micro-USB? Если в переговорной не лежит переходник USB – micro-USB и нет беспроводной системы совместного использования экрана, возникает неловкая ситуация. И до тех пор, пока не будет найдено решение, время встречи тратится впустую. При этом принимающая сторона рискует выглядеть непрофессиональной и неподготовленной, потому что использует технологии и решения, которые не очень совместимы с другими.

Технологии для переговорных

Современные условия, как никогда ранее, диктуют необходимость совместной работы в команде. Кроме того, определенная часть сотрудников вынуждена или имеет возможность работать удаленно, хотя бы часть недели. Проведение удаленной и совместной работы в режиме видеоконференций экономит время и деньги, ускоряет принятие решений и повышает производительность. Крайне важно использовать в переговорных технологии, необходимые для продуктивной совместной работы с учетом сотрудников, работающих удаленно. Следовательно, такие переговорные, как минимум, должны быть оборудованы микрофоном, акустикой и камерой высокого разрешения с широким углом обзора.

К оборудованию, способному качественно улучшить рабочий процесс с использованием переговорных относятся:

•  - Широкоформатный дисплей, соответствующий помещению, в котором он будет находиться.
•  - Интерактивная доска, позволяющая переводить в цифровую форму рукописный текст, редактировать его, сохранять и отправлять материалы по электронной почте и многое другое.
• - Датчики движения, автоматически включающие и выключающие оборудование, когда люди входят или выходят из помещения.
• - Системы бронирования с сенсорным экраном снаружи, который показывает свободна комната или нет, и позволяет людям бронировать переговорные в любой момент.
• - Беспроводные решения для совместного использования устройств коллективного отображения позволяющие легко выводить контент с устройств пользователей на дисплеи или через проекторы на большой экран.
• - Камеры ВКС, с функциями автоматического поворота и приближения, чтобы сфокусироваться на выступающем докладчике.
• - Умные автоматические коммутаторы, которые могут обнаруживать текущий входной сигнал и самостоятельно переключаться между источниками, без использования дополнительных пультов дистанционного управления для переключения вручную.
• - Качественные микрофоны и акустика для лучшего качества звука в комнате, что гарантирует участникам видеоконференции могут свободное и удобное общение, без необходимости повторять сказанное.
• - Усилители Wi-Fi, повторители или удлинители сигнала. В процессе важной видеоконференции крайне важно иметь устойчивое и надежное соединение с интернетом. Необходимо обеспечить отличное покрытие сетью Wi-Fi. В случае, если это невозможно, требуется обеспечить отказоустойчивость соединения с интернетом посредством кабельного соединения.
• - Интегрированная технология подключения устройств, которая минимизирует беспорядок и повышает удобство для пользователей. Она включает в себя встроенные в мебель розетки питания, расположенные в необходимых местах панели с разъемами, кабель менеджмент и настольные лючки для легкого подключения устройств участников и управления контентом.

Другие важные аспекты при создании переговорных

Применение современных технологий – один из ключевых моментов при проектировании и создания эффективной переговорной. Однако, существуют и другие факторы, которые существенно влияют на итоговый результат. Конечная цель заключается в том, чтобы сотрудники в переговорной чувствовали себя комфортно и установленным оборудованием было удобно пользоваться.  Очень важно, чтобы созданное помещение помогало продуктивно работать и способствовало принятию правильных решений.

Комфорт в переговорной

Выше прозвучало понятие "комфортно". Почему? Потому что комфорт очень важен. Переговорная, которая используется для проведения совещаний и встреч, длящихся более часа, просто обязана быть удобной. И речь не только о нормальных стульях. Обеспечение комфорта в переговорной также означает устранение раздражающих факторов, таких как фоновый шум, мерцающий свет, шаткие столы и теснота в помещении. Также очень важно, чтобы помещение хорошо проветривалось и в нем была комфортная температура.

Неудобное освещение – еще один весьма значимый фактор. Слишком много света в комнате может затруднить просмотр содержимого на экране. Недостаточное освещение вызывает сонливость (особенно, если в помещении еще и душновато) – и затрудняет видимость происходящего удаленным участникам. Большая переговорная нуждается в хорошем освещении. Это может быть окно с большим количеством естественного света, оборудованное жалюзи или шторами для регулировки освещенности. Либо это искусственный источник света, который можно регулировать с помощью выключателей и диммеров. Создаваемая с учетом вышеперечисленного, по-настоящему комфортная переговорная станет местом, где совместная работа становится более продуктивной.

Акустика в переговорных

Акустика помещения также играет важную роль при проектировании переговорных. Это особенно актуально в случае больших пространств или современных помещениях со стеклянными стенами. Восприятию информации на слух очень мешает, если постоянно приходится напрягаться, чтобы услышать, что говорит человек, находящийся в другой части комнаты. Твердые, плоские потолки и поверхности очень восприимчивы к реверберации, что делает воспроизведение звука и речи слабым и искаженным. Акустика в помещения также влияет на конфиденциальность встречи, если разговор из переговорной слышен в коридоре или других комнатах. Необходимо использовать звукомаскирующие и звукопоглощающие материалы, такие как шторы, потолочная плитка, перегородки с покрытием и мебель с мягкими материалами сидений и спинок.

Обслуживание AV-оборудования переговорных

Часто в компании есть отдельный сотрудник, отвечающий за техническое состояние конференц-залов и переговорных, например, ответственный за мультимедиа оборудование. А еще это может быть ИТ-менеджер, операционный менеджер, генеральный директор... или тот, который больше всего жалуется на состояние переговорных!

Этот человек будет отвечать за установку, техническое обслуживание, ремонт и модернизацию AV-оборудования в переговорных, а также за обучение пользователей. Непростая задача. Значительно удобнее приобрести индивидуальное AV-решение для переговорной комнаты у AV-интегратора, поскольку в таком случае именно интегратор несет ответственность за все эти задачи. Компания АВ ПРОМ предлагает полный ассортимент мультимедиа оборудования для совместной работы, а также обладает штатом специалистов необходимой квалификации для решения всех проблем – начиная от проектирования и заканчивая технической поддержкой и модернизацией оборудования.

Итог

Информации для размышления в материале достаточно. Не будет преувеличением сказать, что проектирование идеальной переговорной значительно упрощает совместную работу для всех участников!

Однако комната не будет использоваться сама по себе. Сотрудники должны уметь правильно использовать технологии для совместной работы, чтобы извлечь максимум пользы из оборудования переговорной. Часто приходится видеть, что люди просто не имеют понятия, как пользоваться возможностями, которые предоставляют современные технологии. Своевременное обучение сотрудников может предотвратить возможную «катастрофу» на будущей важной встрече. В результате встречи станут продуктивнее, а работа – эффективнее.

В компании АВ ПРОМ вы можете заказать разработку проекта переговорных комнат любой сложности и для любых задач, а также AV-оборудование для совместной работы. Оставьте заявку через форму обратной связи, по электронной почте или по телефону +7 495 212-0830.